Top 3 Trends der Event Branche

Was in 2018 auf jedem Strategiepapier stehen sollte

Das neue Jahr ist heute bereits 30 Tage alt

Bei eyevip haben wir mit der Umsetzung unserer Planung begonnen – diese basiert auf dedizierten Recherchen, die wir im Rahmen einer eigenen Trendstudie (angereichert um den Input weiterer Eventexperten) für die Eventbranche in 2018 durchgeführt haben.

2018 wird wahrscheinlich kein aussergewöhnlich anderes Jahr werden. Da wir uns aber Tag für Tag mit Themen rund um Events und Einladungsmanagement beschäftigen, haben wir durchaus spannende Erkenntnisse gewonnen, die wir gerne mit Euch teilen möchten.

1. "Echte" Erlebnisse

Egal ob Ihr ein Team-Meeting organisierst oder Eure besten Kunden zu einem Anlass einladet, Ihr möchtet begeistern und emotionalisieren. Das Ziel sollte es doch sein, verschiedene Emotionen mitzugeben, die das Denken und Handeln Eurer Gäste auf eine Art und Weise beeinflussen, die prägt, hinterfragt und vor allem bindet.

Diese emotionale Bindung kann nur dann von Dauer und Stärke sein, wenn Ihr den Anspruch und die Bedürfnisse Eurer Gäste über das gesamte Eventerlebnis hinweg versteht und adressiert.

Nun, wer sind denn die Gäste, die Ihr mit Euren Veranstaltungen ansprechen möchtet? Zunehmend kann man sicherlich sagen, dass das die sogenannten Millennials sind. Das sind die Digital Natives oder die Generation Y bzw. die Generation Why. Im Jahr 2020 wird diese Personengruppe ca. 40% der berufstätigen Bevölkerung ausmachen. (1)

Für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung Eurer Events bedeutet dies:

1. Versucht die Event-Logistik für Eure Gäste zu minimieren. Bietet Online Registration an und leitet mit einem einfachen “Klicke hier, um Dich anzumelden” auf das Anmeldeformular.
2. Macht es Euren Gästen so einfach wie möglich. Digitalisiert die Namensschilder. Ein Klick auf dem Tablet am Einlass ist völlig ausreichend.
3. Fragt Eure Gäste nach Feedback. Versendet eine digitale Umfrage nach dem Anlass. In nur wenigen Minuten liegen Euch so essentielle Erkenntnisse über das Gästeerlebnis vor.

2. Sicherheit und Datenschutz

Bei eyevip liegt uns der Schutz der Kunden- und Gästedaten am Herzen. Denn wir wissen, wie wichtig der Datenschutz im Zeitalter der Digitalisierung geworden ist und wie leichtgläubig man heutzutage seine Daten preisgibt.

Daher solltet auch Ihr Euch diesem Thema annehmen und in Eurer Organisation entsprechend priorisieren.

Verbunden mit der Tatsache, dass Eure Gäste immer mehr auf eine elektronische Abwicklung von Events setzen, ist das eine Herausforderung, die es kurzfristig anzugehen gilt.

Falls Ihr diesbezüglich noch nicht optimal aufgestellt seid, empfehlen wir Euch die folgenden Schritte in 2018 hin zu einer sicheren Eventorganisation:

• Nutzt Event-Technologie, die nach den aktuellen Datenschutzvorgaben operiert und Daten auf Servern (in z.B. Finma-konformen Datacenters) ablegt, die sich in Eurem Heimatland befinden
• Falls Ihr personenbezogene Daten im Rahmen Eures Event-Controllings verarbeitet bzw. analysiert, stellt sicher, dass Euch entsprechende schriftliche Einwilligungen dieser Personen vorliegen
• Nominiert einen Datenschutzbeauftragten in Eurer Organisation. Diese Person stellt dann sicher, dass sämtliche Belange des Schutzes von Personendaten berücksichtigt, sowie Verhaltensregeln in den eigenen Reihen eingehalten werden

Und das ist nur der Anfang. Es kommt immer auch auf die richtige Kombination von Software-Nutzung und eigenem Verhalten an. Keep it up!

3. Technologie

Aus eigener Überzeugung für das, was wir tun, kennen wir bei der richtigen Event-Technologie keine Kompromisse. Das Gästeerlebnis sollte hier im Fokus stehen. Auch die Nutzerfreundlichkeit für den Anwender selbst ist eine Anforderung, der Ihr besonders viel Beachtung schenken solltet.

Wir fassen die aus unserer Sicht wichtigsten Punkte für Euch zusammen:

1. Online Einladungsprozess (E2E)
   Nicht 80%, auch nicht 90%, sondern 100% sollte das Ziel sein, wenn es um die Digitalisierung des Einladungs- und Gästemanagements geht. Ihr seid immer einen Schritt voraus, wenn Eure Gäste für Anmeldungen, Abmeldungen, Änderungen oder Fragen nicht das Telefon in die Hand nehmen müssen. Macht es digital – 100% digital! Von der Einladung bis zur Nachfassmail.
2. Personalisierte Kommunikation
   Viele denken, dass die Begriffe Personalisierung und Digitalisierung ein Widerspruch in sich selbst sind. Falsch! Denn genau mit der richtigen Event-Technologie könnt Ihr Euch mit der persönlichen Note in der Gästekommunikation abheben: Die richtige Sprache, die richtige Anrede, Menüwahl nach Vorlieben, Anreise, etc. – und das auf Knopfdruck, personalisiert, individuell pro Gast.
3. Reporting in Echtzeit
   Ob vor dem Versand, während des Versands oder danach – ein Erfolgskriterium für Effizienzgewinn und Zeitersparnis ist der Zugang zu einem immer aktuellen Reporting über die An- und Abmeldungen. Hiermit kann nicht nur die eigene Planung und Organisation verbessert, sondern auch die Kommunikation mit Dienstleistern oder Zulieferern entscheidend optimiert werden. Eine gute Event Software kann zu jeder Zeit Auskunft für die Planung der Location, der Unterkunft, des Transports und des Caterings geben – in Echtzeit!

3, 2, 1 – los geht’s!

Mit diesen wertvollen Inputs sollte in der Eventplanung für 2018 nicht mehr schiefgehen.

Wir wünschen viel Spass und viel Erfolg.

(1) Quelle: CWT Meetings & Events, Meetings & Events Future Trends, September 2017, S. 18