Die Corona-Pandemie erweist sich als zusätzlicher Booster für neue Arbeitsmodelle: Home-Office war zunächst ein notwendiges Übel. Es hat sich jedoch bewährt und als deutlich effizienter herausgestellt, als wir zuvor vermuteten. Nun sind wir als Start-up bereit, neue Wege zu gehen - und wir haben einiges vor.
New Normal: Nur ein griffiges Schlagwort - oder doch viel mehr?
Wie zahllose andere Unternehmen auch mussten wir uns ad hoc auf die Beschränkungen einstellen, die die Pandemie notwendig machte - und damit einem Trend kräftig Auftrieb gab: New Normal steht für neuartige Formen der Kollaboration. Das ist ein weites Feld, wie sich in der Praxis zeigte. Vor allem junge, arbeitende Eltern sahen sich mit Herausforderungen konfrontiert, die keiner auf dem Schirm hatte: Kinderbetreuung und Job - und das gemeinsam am Küchentisch! Home-Office ist keineswegs ein Ding der Unmöglichkeit, im Gegenteil, die Ergebnisse sind überraschend positiv. Doch eines ist auch klargeworden: Hier regelt sich nichts von selbst! Es bedarf nicht nur einer neuen Arbeitskultur im Allgemeinen, sondern vor allem neuer Führungsqualitäten, Kompetenzen und Organisationsansätze, um dieses enorme Potenzial bestmöglich auszuschöpfen. Und genau mit diesen Herausforderungen haben wir uns befasst - die Ergebnisse stellen wir Dir gerne vor.
1,5 Jahre Home-Office - und nun?
Was auf den ersten Blick unmöglich erschien, entpuppte sich als ausgesprochen praktisch: kein Weg zur Arbeit, kein Stress am frühen Morgen - gleich an den Rechner und los ging es mit der Arbeit. So ist es nicht verwunderlich, dass sich unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht ganz von diesem Arbeitsmodell trennen wollen: Zwei bis drei Tage pro Woche möchten sie weiterhin im Home-Office arbeiten, den Rest im Büro. Es wurde also höchste Zeit, uns mit dieser neuen Form des Arbeitens auseinanderzusetzen. Schließlich müssen wir kommunizieren, uns organisieren und das ganze Team permanent auf dem aktuellen Stand der Entwicklungen halten.
Uns war klar, dass wir Doppelspurigkeiten ebenso vermeiden müssen wie Überarbeitung. Dazu mussten wir uns zu den Verantwortlichkeiten Gedanken machen, aber eben auch zur Form der Kommunikation, die für uns funktionieren könnte. Wir nutzten unterschiedlichste Kanäle und Abstimmungsformen innerhalb der Teams - wie sollten wir die notwendige Geschwindigkeit in unserer Arbeit ohne Abgleichmeetings in Präsenz realisieren? Was uns an dieser Stelle absolut bewusst wurde: Im beruflichen Alltag kommt die Zeit für den Fokus auf das Wesentliche zu oft zu kurz - die Folgen sind Stress und Effizienzverlust, was sich kein Unternehmen auf Dauer leisten kann.
Eyevip als Startup - schnelles Wachstum inbegriffen
Unter dem Strich hat uns die Corona-Pandemie konsequent den Spiegel vor die Augen gehalten: In den letzten Jahren konnten wir viele neue Kundinnen und Kunden gewinnen, allerdings haben wir dieses erfreuliche Wachstum im Start-up-Modus gemeistert. Das soll heissen: Die enorme Geschwindigkeit hatte uns alles abverlangt, Prozesse, Organisation und Fokus waren etwas auf der Strecke geblieben. Wir haben verschiedenste Tools angeschafft, um unsere Arbeit besser zu organisieren - doch letztendlich haben wir uns mit der damit verbundenen Zersplitterung der Prozesse selbst Probleme geschaffen. Das wäre vielleicht noch eine ganze Weile so weitergegangen und hätte uns unnötig viel Kraft abverlangt. Aber, dann kam Corona.
Und wir haben die Reissleine gezogen: In Teamworkshops haben wir unsere Probleme und Herausforderungen analysiert. Daraus konnten wir die notwendigen Massnahmen ableiten - und die werden unsere Arbeit auf ein ganz neues Level heben. So werden wir zum Beispiel mittwochs generell keine Meetings mehr ansetzen, der Tag ist für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reserviert, sodass wir konzentriert, ohne Unterbrechungen und im individuellen Rhythmus arbeiten können. Darüber hinaus werden wir täglich zwei Stunden blockieren, in denen wir uns gegenseitig in Ruhe lassen - kein spontaner Besuch am Arbeitsplatz, keine Anfrage per Slack, kein internes Telefonat und keine Meetings. Der Fokus steht im Vordergrund. Damit das nicht zur monotonen Angelegenheit gerät und die unterschiedlichen Arbeitsrhythmen berücksichtig werden, wechseln wir die Slots täglich: Early Power Hour von 09:00 - 11:00 Uhr und Late Power Hour von 15:00 - 17:00 Uhr.
Stringenz bei den Tools - klare Prozesse angestrebt
Doch auch die technische Seite bedurfte einer Inventur - und Säuberung: Wir reduzieren die Anzahl im Einsatz stehenden Tools und definieren klare Kommunikationskanäle und Prozesse. Als kollaboratives Work Management Tool avanciert Asana zum zentralen und vor allem einzigen Tool für die Taskverteilung, die Kommunikation, Workload-Überprüfung und damit die Prozessoptimierung. Der Einsatz von Slack wird reduziert, es wird ausschliesslich für Notfälle genutzt oder um den Austausch an der Kaffeemaschine virtuell zu simulieren ;-) . Externe Anfragen, welche in intern standardisierten Prozessen enden, kanalisieren wir ebenfalls über Asana-Formulare. Dadurch gestalten wir unsere Kommunikation effizienter und reduzieren die Anzahl der E-Mails deutlich.
Für die Bereiche Marketing, Kundendienst und Kommunikation fokussieren wir uns auf HubSpot als zentrales Tool. Wir kennen HubSpot schon gut, haben es bisher aber in erster Linie als CRM- und Inbound Marketing-Plattform eingesetzt. Künftig werden wir den Kundendienst über den Hubspot Service Hub organisieren, aber auch einen grösseren Teil des Offertwesens sowie das Webseiten- und E-Mail-Marketing hier abwickeln. Aus fünf mach zwei - so lässt sich das Ergebnis dieser Umstellung auf zwei zentrale Tools auf den Punkt bringen. Damit müssen wir nicht mehr so viel zwischen den Apps switchen, was den Fokus und natürlich die Effizienz deutlich verbessern dürfte.
New Work, new Chance: Wir sind bereit!
Schon jetzt lässt sich festhalten: Die Massnahmen stellen einen wichtigen Schritt in die richtige Richtung dar. Wir sorgen so besser für das Wohlbefinden unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, stellen uns aber eben auch konsequent den Herausforderungen, die New Normal mit sich bringt. Gleichzeitig entwickeln wir uns als Start-up effektiv weiter: Wir legen jetzt den Grundstein dafür, dass wir uns besser auf unser Produkt und unsere Kunden konzentrieren, aber eben auch kommendes Wachstum professionell meistern können. Insofern: Der Entwicklungsschritt war längst überfällig - und wir werden ihn meistern!
