Event Reminder: So reduzierst du No-Shows

Dein Event ist geplant, die Einladungen sind verschickt und die ersten Anmeldungen sind eingetroffen. Jetzt geht es darum, deine Gäste rechtzeitig zu erinnern und No-Shows zu vermeiden.

Ein gut geplanter Event Reminder bringt deinen Event nochmals ins Bewusstsein. Er liefert alle wichtigen Informationen, beantwortet offene Fragen und steigert die Vorfreude auf die Teilnahme.

Wie reduzierst du mit Event Remindern No-Shows?

Gerade im Business-Umfeld melden sich Gäste oft Wochen oder Monate im Voraus an. Bis zum Event kann der Termin schnell in den Hintergrund rücken. Ein Reminder bringt deinen Event wieder ins Bewusstsein und senkt die Wahrscheinlichkeit, dass angemeldete Gäste nicht erscheinen.

Ein Event Reminder hilft dir dabei:

• Gäste rechtzeitig an den Termin zu erinnern
• wichtige Informationen nochmals klar zu teilen
• Rückfragen vor dem Event zu reduzieren
• die Vorfreude zu stärken
• No-Shows zu verringern

Wann solltest du einen Event Reminder versenden?

Das hängt vom Event ab. Häufig eignet sich ein Versand 1 bis 2 Tage vor dem Event. Bei grösseren Veranstaltungen mit Anreise kann zusätzlich ein Reminder eine Woche vorher sinnvoll sein.

Findet dein Event online statt, kannst du den Livestream-Link am Eventtag verschicken. So haben deine Gäste den Zugang direkt griffbereit.

Was gehört in einen guten Event Reminder?

Ein guter Event Reminder ist kurz, klar und hilfreich. Deine Gäste sollen auf einen Blick sehen, wann und wo der Event stattfindet und was sie wissen müssen.

Die wichtigsten Inhalte

Diese Inhalte gehören in deinen Reminder:

• Eventname
• Datum und Uhrzeit
• Ort oder Livestream-Link
• Anreise- und Check-in-Informationen
• QR-Code-Ticket, falls vorhanden
• Programm-Highlights
• Kontaktmöglichkeit bei Fragen
• Möglichkeit zur Abmeldung, falls jemand nicht teilnehmen kann

So machst du deinen Event Reminder übersichtlich

Viele Gäste lesen E-Mails unterwegs oder nur kurz zwischen Terminen. Mache es ihnen einfach.

Achte auf:

• kurze Absätze
• klare Zwischenüberschriften
• gut sichtbare Eventdaten
• wenige, aber wichtige Links (Alternativ auch als QR-Code zur Eventseite oder zum Programm. Einen QR-Code kannst du zum Beispiel kostenlos bei Avasam erstellen)
• mobile Lesbarkeit

Wie schreibst du einen starken Betreff für deinen Reminder?

Der Betreff sollte kurz, klar und relevant sein: nicht zu reisserisch, nicht zu langweilig. Deine Gäste sollten sofort erkennen, um welchen Event es geht und warum die E-Mail wichtig ist.

Mehr Tipps findest du in unserem Blogbeitrag zu guten Betreffzeilen für Event-Einladungen: So schreibst du gute Betreffzeilen für Event-Einladungen.

Event Reminder mit eyevip planen

Mit eyevip planst und versendest du Event Reminder direkt aus deinem Event heraus. Du nutzt deine Gästedaten, Anmeldestatus und Vorlagen zentral im System und behältst den Überblick über deine Kommunikation. Deine Vorlagen können zudem passend zu deinem Corporate Design umgesetzt werden.

So sparst du Zeit, reduzierst manuelle Arbeit und erreichst deine Gäste mit den richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt.

Das sagen unsere Kund:innen zu weniger No-Shows mit eyevip

«Seit wir vor unseren Events Reminder versenden, hat sich die Zahl der No-Shows deutlich reduziert. Die Erinnerung aktiviert die Teilnehmenden nochmals und erhöht gleichzeitig die Verbindlichkeit der Anmeldung. Das hilft uns auch bei der Planung.»

– Andrea Gir, Leiterin Geschäftsstelle, Made in Zürich Initiative

Fazit

Ein guter Event Reminder erinnert nicht nur an den Termin. Er gibt deinen Gästen Orientierung, beantwortet offene Fragen und steigert die Vorfreude. Gleichzeitig hilft er dir, No-Shows zu reduzieren und deinen Event besser zu planen.