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Event-Daten optimal nutzen mit Integrationen und Schnittstellen

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Face 2 Face rocks! Es steht ausser Frage, dass Events Business und Branding machen. Zwischen gutem und grossartigem Event Marketing gibt es jedoch einen Unterschied: Der Umgang mit den Event-Daten.

Als Event- oder Marketing Manager ist Dir bestimmt bewusst, dass Events heute eines der wichtigsten Marketing-Werkzeuge darstellen. Klar – wir wissen, dass Werbung gut ist, wenn sie uns auf einer emotionalen Ebene anspricht. Events eignen sich besonders gut dazu, direkt und emotionsstark zu kommunizieren. Mit Events lassen sich viele Marketing-Ziele wie Markenbewusstsein, Erzeugung von Nachfrage und Kundenbindung auf einmal erreichen. Kein Wunder also, dass 93% der Geschäftsleitenden, die für die Harvard Business Review befragt wurden, angeben, dass in ihrer Organisation hohe Priorität auf das Veranstalten von Events gelegt wird. Events machen Business und Branding. Zwischen gutem und grossartigem Event Marketing gibt es jedoch einen Unterschied: Der Umgang mit den Event-Daten. 

 

Eine Eventmanagement Software erzeugt wertvolle Daten

Ein elektronisches Einladungstool wie eyevip generiert wertvolle Daten. Du weisst beispielsweise, wer sich angemeldet hat; wer an welchem Event war und wer nicht; wann welcher Gast angekommen ist; wer trotz Anmeldung durch Abwesenheit glänzt; welche Essens-Präferenzen oder Allergien ein Gast hat; welche Breakout-Sessions von wem besucht wurden; wie Deine Veranstaltung bei Deinen Gästen angekommen ist. Der Art und Menge der Daten sind keine Grenzen gesetzt – Du bestimmst, was und wie viel Du von Deinen Gästen wissen willst. Der Knackpunkt ist: Wie kannst Du diese Daten optimal nutzen?

 

Der Schlüssel: Integration der Daten in Deine Tool-Landschaft 

In Deiner Organisation wird sicherlich mit einer Vielzahl an Tools gearbeitet. Zu den wichtigsten gehören das CRM (z.B. Avaloq, Salesforce, Finnova, HubSpot, …) und die Marketing-Automatisierung (z.B. MailChimp, Drip, HubSpot, Emarsys, …). In diesen Systemen gibt es ebenfalls eine grosse Menge an aussagekräftigen Daten. Stell Dir nun vor, Du könntest Deine Event-Daten mit den Daten in den anderen Systemen per Knopfdruck verbinden, um so ein vollständigeres Bild über deine Kunden, Leads und Events zu bekommen. Klingt kompliziert? Ist es nicht! Mittels einer API (Application Programming Interface), also einer Schnittstelle, können verschiedene Systeme miteinander sprechen und Informationen austauschen. Dabei gibt es unterschiedliche Varianten. 

Für Deine Anforderungen massgeschneiderte Schnittstellen sind am Anfang vielleicht etwas aufwändiger und verursachen zusätzliche Kosten – dieser Aufwand zahlt sich jedoch sehr schnell aus, da die Schnittstelle genau so programmiert wird, wie Du sie brauchst. In anderen Worten: Du bestimmst, was Deine Eventmanagement Software an Deine anderen Systeme übermittelt und wie und wo die übermittelten Informationen entgegengenommen und weiterverarbeitet werden.

Eine andere Integrationsmöglichkeit ist die Nutzung von Drittanbietern wie Zapier, IFTTT oder sogar Google Analytics. Damit kannst Du schon mit sehr wenig bis gar keinem Aufwand wertvolle Erkenntnisse gewinnen. 

 

Was Dir die Integration Deines Einladungstools konkret bringt

Du weisst nun, dass Du die Daten, die ein Eventtool wie eyevip erzeugt, in Deine anderen Systeme integrieren kannst. Aber was bedeutet das eigentlich? Was können Du oder Deine Kollegen mit diesen Informationen anfangen? Und wie steigert das die Effizienz?

 

Vor der Veranstaltung

Kundenberater sowie das Sales-Team arbeiten primär mit dem CRM und haben oft keinen Zugriff auf das Eventmanagement Tool. Dennoch benötigen sie die Informationen, die initial nur in der Eventmanagement Software zur Verfügung stehen. Hat sich Frau Müller schon angemeldet? Warum hat Herr Schmidt abgesagt? Für welches Produkt interessierte sich Frau Maier am letzten Event und was hat Herr Maier dazu gesagt? All diese Informationen können im Eventmanagement Tool erfasst und sollten dem Verkaufsteam im CRM zugänglich gemacht werden, um Verkaufsaktivitäten zu optimieren und Gewinne zu steigern. Die angenehmen Nebeneffekte: Das Verkaufs-Team ist glücklich und immer im Bilde; die Zeit, die Du sonst mit dem Beantworten von Anfragen von Deinen Sales- und Kundenberater-Kollegen verbracht hättest, kannst Du nun für andere Dinge nutzen.

 

Während der Veranstaltung

Auch während der Veranstaltung können sich in Deinem Einladungstool Daten anhäufen, die sowohl für den Verkauf als auch für das Marketing von grosser Bedeutung sind. Wichtig können beispielsweise Informationen wie der Zeitpunkt des Check-ins, Notizen eines Gesprächs, Antworten auf Live-Umfragen, Informationen zu Produktproben und besuchte Workshops sein. Der Key Account eines Kunden könnte sofort eine Benachrichtigung auf sein Mobiltelefon bekommen, sobald sein Kunde eingetroffen ist – der Kunde wird optimal betreut. Kundenberater können direkt nach einem Gespräch Notizen verfassen – diese stehen sofort im CRM zur Verfügung. Teilnahmen an Live-Umfragen liefern in Echtzeit wertvolle Erkenntnisse über das Event selbst. Einfach gesagt: Du und Deine Eventmanagement Software wisst genau, was die Teilnehmer auf einer Veranstaltung getrieben haben. Diese Informationen werden mittels Schnittstelle an andere Tools weitergegeben, die wiederum das zentrale Werkzeug für Deine Kollegen aus dem Verkauf oder aus dem Marketing sind. 

 

Nach der Veranstaltung

Nach dem Event ist vor dem Event. Auch hier gibt es so einige Möglichkeiten, die Event-Daten bereichsübergreifend zu nutzen. No-Shows sind ärgerlich, bedeuten aber auch, dass sich eine Person für ein Thema der Veranstaltung grundsätzlich interessiert – sonst hätte sie sich nicht angemeldet. Allein diese Information ist im CRM für das Verkaufsteam sehr wertvoll, da sie den Grundstein für ein mögliches Verkaufsgespräch legt. Die Tätigkeiten und Gespräche eines Gastes am Event sind eine wichtige Information für das Marketing nach dem Event. Die Frage, welche Marketing-Kampagne zu einem Kunden oder Lead passt, kann schon allein mit dieser Information beantwortet werden. Follow-Up Mail-Kampagnen können individuell angepasst werden, je nachdem, mit welchen Inhalten und Workshops die Gäste ihre Zeit am Event verbracht haben.  

 

Vorteile von Integrationen

Die Vorteile der Integration Deines Event Management Tools in Deine Systemlandschaft liegen auf der Hand. Deine Touchpoints und somit die Kollaboration mit anderen Bereichen wie dem Verkauf laufen weitaus effizienter ab. Die Informationen werden direkt und ohne Umwege zu den Personen gebracht, die sie benötigen. Anstatt Daten in mehreren Systemen redundant und fehleranfällig zu pflegen, werden die Informationen von ihrer Quelle mittels Schnittstelle in Echtzeit an andere Systeme verteilt.

Bei der Auswahl Deiner Eventmanagement Software solltest Du also darauf achten, dass diese flexibel an andere Tools angebunden werden kann. eyevip, unsere Software für elektronisches Einladungs- und Gästemanagement, kann durch unsere generische Schnittstelle an nahezu jede Anwendung angebunden werden. Mit der modernsten Technologie werden nur die Daten ausgetauscht, die ausgetauscht werden sollen – nicht mehr und nicht weniger. Interessiert? Sprich mit uns!