Das Zurich Film Festival steht vor der Tür, und wir haben uns mit Mia Binkert, Project Managerin Event beim ZFF, getroffen. In unserem Gespräch gewährt Mia Einblicke in den Einsatz von eyevip im Einladungs- und Teilnehmermanagement, die Digitalisierung des Eventmanagements, erzählt von ihren persönlichen Festival-Highlights und wie sie sich nach der intensiven Festivalzeit erholen wird.
Was ist Dein Job beim Zurich Film Festival? Und was sind Deine wichtigsten Aufgaben?
Als Project Manager Events gestaltet sich mein Arbeitsalltag rund um die Konzeption und Organisation unserer Special Events. Zu meinem Verantwortungsbereich gehören vor allem unsere Events für das Industry-Programm. Dazu gehören unter anderem der Zurich Summit, der IFMW und auch kleinere Branchenveranstaltung vor dem Festival, wie beispielsweise unser jährlicher Industry Apéro. Ein wichtiger Bestandteil meiner Arbeit sind auch diverse Aufgaben, die im Hintergrund ablaufen, wie die Budgetierung, die Beziehungspflege zu unseren Partnern und statistische Auswertungen zu unseren Events.
Wie lange arbeitest Du bereits beim Zurich Film Festival und was hast Du davor gemacht?
Seit diesem Februar bin ich Teil des Event-Teams. Bereits für die vergangene Festivalausgabe habe ich ein Praktikum im Bereich Special Events und Einladungswesen absolviert, wo ich auch das erste Mal mit eyevip gearbeitet habe. Zuvor habe ich meine kaufmännische Lehre in einem Spital abgeschlossen, wo ich danach noch einige Jahre tätig war. Da wurde es aber langsam Zeit für einen Tapetenwechsel, weshalb ich in die Event-Branche eingestiegen bin.
Wie sieht ein typischer Festival-Tag in deiner Funktion als Projekt Managerin Events aus?
Ich bin gespannt, was auf mich zukommt – da es mein erstes Festival in dieser Funktion ist, kann ich nur schwer vorhersagen, wie ein typischer Tag aussehen wird. Momentan bin ich noch im Endspurt der Vorbereitungen und bin zuversichtlich, dass alles bis ins Detail gut vorbereitet sein wird. Ich glaube aber, dass der Schlüssel zu einem perfekten Event ist, auch spontan reagieren zu können, wenn etwas nicht 100% wie geplant über die Bühne geht. Deshalb gefällt mir an der Eventorganisation auch insbesondere die Zusammenarbeit im Team und externen Partnern, wo mit Sicherheit immer eine gute und innovative Lösung für Unvorhergesehenes gefunden werden kann.
Was ist Dein Lieblingsfilm und warum?
Kimi no na wa (engl. Your Name.) von Makoto Shinkai ist mit Abstand mein Lieblings-Anime. Eine berührende Geschichte über verschiedene Zeitlinien, die wunderschön verpackt ist. Ein visuelles Meisterwerk, das mich immer wieder zu Tränen rührt.
Wie beeinflusst die fortlaufende Digitalisierung das Eventmanagement beim Zurich Film Festival?
Die digitale Entwicklung läuft oftmals schneller, als das man mitlaufen kann. Es ist beispielsweise gar noch nicht so lange her, dass wir ganzheitlich von physischen auf digitale Einladungen umgestellt haben. Allgemein ist die Reduktion von Printmaterialien auch bei uns im Marketingbereich ein grosses Thema. Dies einerseits, weil die Gesellschaft digitaler geworden ist und Anspruchsgruppen nicht mehr über «traditionelle» Mittel erreicht werden. Andererseits aber auch aus ökologischen Gründen – gerade Farbdruck generiert extrem viel CO2-Ausstoss. Die Digitalisierung vereinfacht aber auch beispielsweise die Zusammenarbeit mit externen Partnern, da es z.B. das Teilen von Dokumenten vereinfacht oder man grundsätzlich über verschiedene Kanäle erreichbarer ist. Die Digitalisierungen vereinfachen nicht nur Arbeitsprozesse, sondern bieten auch neue Gestaltungsmöglichkeiten und neue Wege zur Aktivierung unserer Kundengruppen. Ein ganzheitlicher Verzicht auf physisches ist aber nicht vorstellbar. Dies beispielsweise, weil wir auch für Personen zugänglich bleiben möchten, die keinen Internetzugang haben oder aufgrund einer Beeinträchtigung darauf angewiesen sind. Deshalb setzen wir zum Beispiel auch immer noch auf einen physischen Verkauf unserer Tickets.
Im Eventmanagement ist eine gute Organisation das A und O, um die Übersicht zu behalten. Mit welchen Tools organisierst Du Dich? Hast Du sonstige Tipps, wie man am besten alle Event-Fäden in der Hand behält?
Etwas Oldschool, aber Stift und Papier sind meine ständigen Begleiter. Teilweise kommen einem Gedanken ganz spontan unterwegs oder Gespräche finden informell beim Kaffee statt. An Sitzungen setzte ich allerdings auf die Notes App, da ich so schneller mitschreiben kann. Sobald ein Vorhaben eine konkrete Form annimmt und es in die Umsetzungsphase geht, verwalte ich meine Events per Excel, wo ich am besten die Übersicht zu allen Infos, To-Do’s und Timings festhalten kann.
Welche Rolle spielt das Einladungs- und Teilnehmermanagement beim Zurich Film Festival? Wie seid ihr da organisiert?
Unser Einladungsmanagement nimmt eine sehr zentrale Rolle in unserer Stakeholderpflege ein. Ein Grossteil unserer Angebote am Festival sind öffentlich (Kinovorstellungen, Programm im Festivalzentrum), andere sind auf Einladung, wie zum Beispiel unsere beiden grössten Veranstaltungen: die Opening und die Award Night. Diese sind aus Sicht des Teilnehmermanagements sehr spannend, da ganz verschiedene Personengruppen aufeinander treffen; Vom CEO zum Influencer, von der Politikerin zum jungen Schauspieler, von der Sportlerin zum Galeristen. Das Schöne daran ist, ist dass alle in jenem Moment aus demselben Grund zusammenkommen – zur Feier des Kinos und des Films. Das ZFF als gemeinsamer Nenner verbindet und fördert den Austausch zwischen all diesen Parteien.
Wie wird eyevip in diesem Bereich eingesetzt?
Über eyevip werden alle unsere Einladungen verschickt und die An- und Abmeldungen verwaltet, sowie ein reibungsloser Einlass gewährleistet. Wir sind sehr froh, dass wir über eyevip ein Tool gefunden haben, das in seiner leichten Bedienbarkeit, Design und Funktionalität überzeugt.
Was sind Deine Festival-Highlights der bevorstehenden Saison?
Ich bin glücklich, wenn alle meine Events ohne grosse Zwischenfälle durchgeführt werden können (Fingers Crossed). Ich hoffe, dass ich über meine Veranstaltungen anderen ein grossartiges Festivalerlebnis bieten oder sogar ihnen ihr persönliches Highlight bescheren kann. Ich freue mich sehr auf die Zusammenkünfte mit dem Team nach einem strengen Festivaltag, auch wenn alle müde sind.
Wie gestaltet sich die Vorbereitungsphase für Dich und Dein Team und wie viel Zeit wendet ihr auf, um sicherzustellen, dass alles perfekt abläuft?
Einen solchen Job sucht man sich nur aus, wenn man auch mit viel Leidenschaft dahinter steht. Die Vorbereitungszeit ist intensiv, aber bereitet auch in der Zusammenarbeit mit dem Team viel Freude. Auch wenn die Abende aufs Festival zu lange werden, findet sich immer Zeit auf gemeinsame Erfolge anzustossen und zusammen die Vorfreude aufs Festival zu teilen.
Welche Herausforderungen siehst Du im Eventmanagement speziell für Filmfestivals im Vergleich zu anderen Arten von Veranstaltungen?
Beim ZFF ist die Arbeit wie wenn man ein Puzzle zusammensetzt. Über das ganze Jahr arbeitet man an den einzelnen Teilen, bis sich dann erst am Festival selber das Gesamtbild zusammenfügt. Manchmal kann es dadurch herausfordernd sein, das «Big Picture» vor Augen zu halten. Alle Events finden während diesen zehn Tagen statt. Teilweise auch parallel, was bedeutet, dass ich einzelne Events gar nicht selbst betreuen kann.
Kannst Du uns einige unvergessliche Momente aus Deiner Zeit beim Zurich Film Festival teilen?
Ein Erlebnis, dass mir sicherlich lange in Erinnerung bleiben wird, war das erste Mal die Atmosphäre am Green Carpet zu erleben. Es herrschte eine einzigartige Stimmung. Besonders schön dabei fand ich die Zusammenkunft von Filmbegeisterten von jung bis alt, die sich in diesem Moment die Freude an unseren Stars teilten.
Wie wichtig ist die Zusammenarbeit mit Sponsoren und Partnern für das Zurich Film Festival? Welche Rolle spielen sie im Eventmanagement?
Ohne die grosszügige Unterstützung von unseren Partnern und Sponsoren gäbe es unser Festival nicht. Im Herzen des ZFF steht die Nachwuchsförderung, für die wir auch von der öffentlichen Hand (Stadt, Kanton, Bund) Subventionen erhalten. Ein grosser Teil der Events, die ich veranstalte, dienen zur Vernetzung des Nachwuchses mit Grössen aus der Branche und sind dadurch wichtige Gefässe für die berufliche Weiterentwicklung junger Filmtalente. Ohne unsere Partner wäre ein grosser Teil dieser Kernaufgabe nicht möglich.
Wie erholst Du Dich jeweils von der strengen Festival-Zeit?
Die Zeit nach dem Festival ist immer etwas komisch – von einem Tag auf den anderen ist alles vorbei. Aber nach dem Festival ist auch bekanntlich vor dem Festival. Nach allen Debriefings steht dann schon bald wieder die Planung der nächsten Ausgabe vor der Tür. Deshalb geht es nach dem Festival erstmals ab in die Ferien und in die Wärme, um neue Energie zu tanken.
