Einladungs- und Teilnehmermanagement: So gehst Du rightig mit dem Thema Compliance um
Das Thema Compliance ist allgegenwärtig und übt mittlerweile einen starken Einfluss auf das Business und den geschäftlichen Erfolg aus. Aber gerade im Hinblick auf Geschenke und Einladungen kann es schnell zu Missverständnissen mit fatalen finanziellen oder sogar strafrechtlichen Folgen kommen. Wir möchten Dir mit dem folgenden Beitrag einen groben Überblick über das Thema Compliance im Hinblick auf ein fundiertes Einladungs- und Teilnehmermanagement verschaffen.
Strikte Richtlinien können Chaos im Einladungs- und Teilnehmermanagement verschaffen
Einladungen aussprechen bzw. verschicken, die Teilnehmerzahl auf die Location ausrichten, Gästelisten zusammenstellen und dabei immer die Compliance Grundsätze im Blick haben - das ist aktuell nicht gerade einfach umzusetzen. Ein Grund hierfür: Die jeweiligen länder- und unternehmensspezifischen Richtlinien erschweren die Planung und Organisation von Partneranlässen und damit das Einladungs- und Teilnehmermanagement. Das bestätigen auch einige unserer Kundinnen und Kunden, welche für geplante Events aufgrund der Compliance Richtlinien in Partnerunternehmen vermehrt Absagen hinnehmen müssen. Mit diesem Beitrag wollen wir Dir dabei helfen, das Thema besser zu verstehen.
Denn mit dem Thema Compliance und einem darauf ausgerichteten Einladungs- und Teilnehmermanagement sollten sich nicht nur die Branchenriesen, sondern auch kleinere und mittelständische Unternehmen umfassend auseinandersetzen. Einen detaillierten Überblick garantiert Dir dabei der Leitfaden «Geschenke und Einladungen» von Transparency International Schweiz. Dieser Leitfaden ist Teil einer ganzen Ratgeber-Serie der Anti-Korruptionsorganisation zum Thema Compliance. Wir empfehlen Dir diesen Leitfaden und die weiteren Ratgeber als tolle Hilfsmittel, die Dir die Thematik einfach und übersichtlich erklären.
Was genau verbirgt sich hinter dem Begriff Compliance?
Aus dem angloamerikanischen Sprachgebrauch übersetzt, bedeutet der Begriff Compliance so viel wie Regelkonformität oder Rechtstreue. Inhaltlich steht Compliance für die Einhaltung von regulatorischen Standards und gesetzlichen Vorschriften sowie für die Erfüllung zusätzlicher vom Unternehmen selbst gesetzter Regeln für nachhaltiges, integres, ethisches, und sozialverantwortliches Geschäftsgebaren.
Bei diesen Bestimmungen handelt es sich zum einen um rechtlich verbindliche Vorschriften, können zum anderen aber eben auch Regeln beinhalten, denen sich ein Unternehmen aus eigenem Antrieb freiwillig unterwirft. Zudem kannst Du Compliance aber auch als ein Portfolio aller unternehmensspezifischen Maßnahmen interpretieren, durch die ein stetig regelkonformes Verhaltens der gesamten Belegschaft sichergestellt wird. Das hat immer auch Auswirkungen auf das Einladungs- und Teilnehmermanagement.
Einladungs- und Teilnehmermanagement als wichtiger Compliance-Faktor
Compliance umfasst dabei viele verschiedene Themenbereiche. Hierzu zählen zum Beispiel ein angemessener Verhaltenskodex (Code of Conduct), die Korruptions- und Betrugsprävention, Geldwäsche, Kartell- und Wettbewerbsrecht, Interessenkonflikte sowie auch Sponsoring, Geschenke und Zuwendungen. In der täglichen Praxis kommt vor allem dem Umgang mit Einladungen, Geschenken und vergleichbaren Zuwendungen eine hohe Bedeutung zu.
Der Grund liegt auf der Hand: Aufmerksamkeiten und Präsente stellen effektive Mittel dar, um den Aufbau und die Pflege von Geschäftsbeziehungen gezielt zu unterstützen und zu fördern. Das ist so weit auch legitim, birgt aber im Hinblick auf die Compliance-Standards trotzdem auch ein vergleichsweise großes Korruptionsrisiko. Denn Zuwendungen dieser Art geraten unter Umständen schnell in den Verdacht, der Beeinflussung von Geschäftsentscheidungen zu dienen.
Dementsprechend darfst Du Deinen Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern immer nur dann Geschenke oder Einladungen zukommen lassen, wenn der Grund der Zuwendung eine geschäftsbasierte, legitime Absicht verfolgt. Durch ein detailliertes Einladungs- und Teilnehmermanagement kannst Du diesbezüglich gewährleisten, dass der Umgang mit Präsenten, Einladungen und anderen Zuwendungen immer umsichtig gehandhabt wird und auf klaren Regeln basiert.
Wann handelt es sich in der Schweiz um rechtmässige Zuwendung?
Der richtige Umgang mit Geschenken und Einladungen bezieht sich im Hinblick auf das konforme Verhalten auf sämtliche Anspruchsgruppen Deines Unternehmens. Dies sind neben Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern zum Beispiel auch Aktionär:innen, Investor:innen, Mitarbeiter:innen, Kund:innen sowie die Öffentlichkeit an sich und Non-Profit-Organisationen. Für Schweizer Unternehmen gilt dabei: Zuwendungen sind immer nur dann als rechtmässig zu betrachten, wenn sie geringfügig, vertraglich ausdrücklich erlaubt und sozial üblich sind.
Die Gesamtumstände des Einzelfalls sind hierbei massgebend für die jeweilige Beurteilung der aktuellen Situation. Strafrechtlich besonders relevant sind mögliche Zuwendungen an inländische oder ausländische Amtspersonen. Ebenso wie in vielen anderen Länder auch musst Du in der Schweiz in diesem Fall besonders strenge Antikorruptionsvorschriften beachten. Bereits bei Präsenten und Einladungen im geringfügigen Wertrahmen kann es hier zu empfindlichen Strafen kommen.
Um Fehler zu vermeiden und Leitlinien zu erstellen, solltest Du in diesem Zusammenhang die Checkliste für Mitarbeitende im Leitfaden «Geschenke und Einladungen» von Transparency International Schweiz als Grundlage nutzen. Auch die praktische Ampel-Übersicht im Leitfaden hilft Dir hier bei Orientierung und Einschätzung. Die Erkenntnisse hieraus kannst Du dann optimal für Dein Einladungs- und Teilnehmermanagement praktisch anwenden.
Auf diesen Grundregeln kann Dein Einladungs- und Teilnehmermanagement basieren
Es gilt daher, ein Einladungs- und Teilnehmermanagement zu installieren, das klaren und verbindlichen Compliance-Regeln folgt und auf exakt festgelegten Wertgrenzen basiert. Ein solches Vorgehen definiert den Handlungsspielraum und fungiert als Orientierungshilfe für alle Mitarbeitenden in Deinem Unternehmen. Dein Einladungs- und Teilnehmermanagement kann sich zum Beispiel auf diesen Grundregeln aufbauen:
- Keine Geschenke oder Einladungen an die Privatadresse.
- Keine Geschenke oder Einladungen im Rahmen einer Vertragsanbahnung.
- Grundsätzlich keine Geldgeschenke oder Gutscheine für einen Restaurantbesuch.
- Besondere Vorsicht bei Amtspersonen.
- Kleine Werbeartikel (Give-aways) sind in der Regel in Ordnung.
Du solltest zudem auch immer den Gesamtwert der Einladung im Auge behalten. Denn wir hören immer wieder von unseren Kundinnen und Kunden, dass sich mittlerweile ein Wert von etwa CHF 100.00 für Einladungen etabliert hat. Dabei inbegriffen sind Tickets, Getränke und Essen.
Unsere Empfehlung: Auf Basis dieser Serie kannst Du eigene Guidelines entwickeln
Du möchtest Dich gezielt mit dieser Thematik noch einmal näher befassen? Wir empfehlen Dir in diesem Fall den Leitfaden «Geschenke und Einladungen» von Transparency International Schweiz herunterzuladen. Hier erhältst Du im Detail alle relevanten Informationen. Der Leitfaden fungiert dabei als Teil einer online kostenlos erhältlichen Serie von Ratgebern zur Korruptionsprävention für Schweizer KMU. Neben einem generellen KMU-Ratgeber zur Korruptionsprävention und einer Checkliste für die Selbstevaluation findest Du im Rahmen dieser Serie beispielsweise auch Leitfäden zum Umgang mit Korruptionsrisiken in Geschäftspartnerbeziehungen und zum Thema Whistleblowing.
Falls es in Deinem Unternehmen noch keine Guidelines gibt, stellen Leitfaden und Serie eine hervorragende Basis dar, um das Thema Compliance im eigenen Unternehmen anzustossen. Gerade in gewissen Bereichen Deines Einladungs- und Teilnehmermanagement kann dich eyevip dabei mehrwertig unterstützen. Dank der digitalen Gästeliste und verschiedenen Funktionen zur Analyse können verantwortliche Mitarbeiter:nnen mit Zugang zu eyevip das Programm aktiv in interne Compliance Prozesse einbinden.
An diese Stelle möchten wir uns auch noch einmal ausdrücklich bei Transparency International Schweiz für die hilfreichen Unterlagen bedanken, auf die wir in diesem Beitrag hinweisen dürfen
