Wir haben Yves Hohl, den Leiter Hospitality bei Zermatt Unplugged, getroffen. In unserem Austausch gewährt er uns Einblicke in seine verantwortungsvolle Position. Yves teilt seine Erfahrungen und erzählt, wie die fortschreitende Digitalisierung das Eventmanagement beeinflusst. Erfahre, welche Tools er für eine effiziente Organisation nutzt und freue Dich auf Highlights der bevorstehenden Festival-Saison.
Was ist Dein Job beim Zermatt Unplugged? Und was sind Deine wichtigsten Aufgaben?
Ich leite den Bereich Hospitality vom Festival. Im Bereich Hospitality planen wir die Hotel-Kontingente für das Festival und koordinieren in der Vorbereitungszeit im Herbst und Winter den Aufenthalt in Zermatt am Festival von verschiedensten Gästegruppen. Wir tätigen alle Hotelbuchungen unserer Helfer, unseres Staff, der Sponsoren, Gäste und Künstler und sind sozusagen ein kleines Reisebüro innerhalb der Festival-Organisation.
Wir arbeiten mit über 70 x Hotel-, Apartment und Restaurantpartnern in Zermatt zusammen und buchen im Rahmen von Zermatt Unplugged über 5000 Logiernächte in den Hotels & Unterkünften in Zermatt. Zudem mieten wir auch zwei Hotels exklusiv und verkaufen diese Zimmer im Rahmen von Festival Packages an Besucher weiter.
Am Festival bin ich für verschiedene Side Events von Gästen und Partnern zuständig und kümmere mich mit dem Team um das Wohlergehen von (VIP) Gästen und Künstlern in den beiden Partner- und Künstlerlounges.
Wie lange arbeitest Du bereits bei Zermatt Unplugged und was hast Du davor gemacht?
Ich komme ursprünglich aus der Hotellerie. Nach Abschluss der Hotelfachschule Luzern habe ich in verschiedenen Positionen und Hotels im In- & Ausland gearbeitet - auch in Zermatt. Dadurch war ich 2014 das erste Mal als Gast am Zermatt Unplugged. Zum OK Team bin ich 2018 gestossen.
Wie sieht ein typischer Festival-Tag in Deiner Funktion als Hospitality Leiter aus?
Momentan sind wir in der Endphase der Vorbereitung und arbeiten noch von unserem Büro in Zürich aus.
Am Festival im Zermatter Office beginnt der Tag jeweils mit der Planung des Tages und der Events, die wir rund um das Hauptkonzertprogramm zusätzlich für Partner & Gäste organisieren. Wir schauen, was tagsüber ansteht (Anlässe, Anreisen, Reservationen etc.) und halten Rücksprache mit den anderen Abteilungen der Festivalorganisation und den Hospitality Partnern. Das sind viele Mails und viele Anrufe.
Das restliche Tagesprogramm variiert stark und ich verbringe die meiste Zeit mit dem Lösen von unerwartet auftretenden Problemen und neuen Gästeanfragen. Troubleshooten & Sicherstellen, dass alle Gäste happy sind (und bleiben). Die stressigste Zeit ist sicherlich von Dienstag – Freitag, bis die ersten Festivaltage durch sind und bis alle Gäste angereist sind. Gegen Ende der Woche wird es für das Hospitality Team etwas ruhiger. Mein Arbeitstag endet gegen 02 Uhr morgens, wenn die letzten Gäste die Lounges verlassen.
Wie beeinflusst die fortlaufende Digitalisierung das Eventmanagement beim Zermatt Unplugged?
Die Digitalisierung macht natürlich auch vor unserer Branche nicht Halt. Die heute vorhandenen technischen Möglichkeiten vereinfachen unsere Arbeitsprozesse enorm und lassen uns viel entspannter, kontrollierter und effizienter arbeiten.
Noch 2018 zu meiner Anfangszeit bei Zermatt Unplugged haben wir beispielsweise sämtliche Einladungen physisch per Post verschickt und Gästelisten mit ausgedruckten Excel List & Stift bearbeitet. Viele der Werbemittel waren vor 6 Jahren noch «Print»: Booklets, Broschüren und unser Festivalmagazin. Das ist heute anders. Wir nutzen vermehrt digitale Plattformen & Werbemassnahmen. Zudem arbeiten wir mit einer webbasierten Datenbank, über welche alle Hotelbuchungen, die ganze Personal-, Einsatz- und Schichtenplanung, sowie die Debitorenbuchhaltung und Budgetierung gemacht werden. Unsere Zermatt Unplugged App bietet uns zudem ganz neue Kommunikationsmöglichkeiten mit den Festivalgästen vor Ort und während den Konzerten.
Im Eventmanagement ist eine gute Organisation das A und O, um die Übersicht zu behalten. Mit welchen Tools organisierst Du Dich? Hast Du sonstige Tipps, wie man am besten alle Event-Fäden in der Hand behält?
Eine gute Kommunikation unter den Abteilungen ist das A und O. Das beginnt bei uns bereits in der Vorbereitungszeit im Herbst und Winter mit wöchentlichen Abteilungsmeetings sowie einem «Team Weekly» Meeting. Die Meetings werden protokolliert und Beschlüsse & Tasks in «Todoist» festgehalten – einem Tool zur Verwaltung von Aufgaben.
Zudem arbeiten wir wie oben erwähnt seit 2 Jahren mit einer web-basierten Datenbank, in welcher alle Personendaten zentral gespeichert werden. Beim Erstellen und Aufsetzen der Datenbank haben wir mit dem Entwickler über «Trello» kommuniziert – einem Projektmanagementtool.
Meinen eigenen Arbeitsbereich organisiere ich mit Google Calendar, Google Tasks & Google Notes und nutze Sprachmemos und simple Mails für Reminder und dem Festhalten von Geistesblitzen. Den Kalender nutze ich für wichtige Termine, Meetings und um Fristen festzuhalten. Ich nutze ihn auch, um feste Zeiten für bestimmte Aufgaben einzutragen.
Google Tasks nutze ich zum Setzen von Erinnerungen. Meinen Mailaccount versuche ich stets von unten nach oben zu bearbeiten. Ich versuche Mails, die ich einmal aufgemacht habe, auch immer direkt zu Bearbeiten. Ansonsten verliert man oft zu viel Zeit, um sich wieder einzulesen.
Welche Rolle spielt das Einladungs- und Teilnehmermanagement beim Zermatt Unplugged? Wie seid ihr da organisiert?
Das Teilnehmermanagement nimmt beim Zermatt Unplugged eine zentrale Rolle bei der Festivalvorbereitung und -durchführung ein. Dabei geht es um das Verwalten von Gästekarteien, um das Versenden einer Einladung bis hin zur Gästeliste und der schlussendlichen Veranstaltung. Ich denke, dass ein erfolgreicher Event sich sicher auch durch die richtige Auswahl der Gäste definiert. Die Daten unserer Gäste verwalten wir über eine Masterkontaktliste sowie über unsere Web App. Wir teilen alle Kontakte in Gruppen und Untergruppen ein und können so zielgruppenorientiert kommunizieren und einladen.
Wie wird eyevip in diesem Bereich eingesetzt?
Wir organisieren rund um das Festival verschiedene kleinere Side Events mit den wichtigsten Gästen und Stakeholdern, sowie vor allem mit lokalen Vertretern und mit bis zu 400 Gästen pro Event.
Eyevip nutzen wir dabei für den Versand der Einladungen, sowie das Verwalten der an- & abgemeldeten Gäste. Weiter erstellen wir damit die Gästeliste für den Event und nutzen die Check In Funktion, entweder manuell oder über die Eyevip Check In App.
Das Tool bietet uns auch Möglichkeiten mit No-Shows Kontakt aufzunehmen und nach dem Grund der Abwesenheit zu fragen oder aber weitere Kommunikationsmassnahmen nach dem Event wie Dankeschreiben zu versenden.
Wir haben ein light template in unserem CI / CD erstellen lassen und sind super happy mit der Umsetzung und dem Design, sowie der einfachen Bedienbarkeit.
Was sind Deine Festival-Highlights der bevorstehenden Saison?
Ich freue mich am meisten darauf im (hoffentlich) sonnigen Bergfrühling Konzerte draussen auf einer Terrasse oder in unserem Taste Village zu geniessen. Dazu mit feinem Essen von einem Foodhüttli und einem guten Glas Wein.
Mein persönliches Konzerthighlight dieses Jahr ist Michael Patrick Kelly. Mein allererstes Konzert war 1994 im Hallenstadion Zürich – auf den Schultern meiner Eltern sitzend – das Konzert der Kelly Family - mit dem damals 16 Jahre alten Michael Patrick.
Wie gestaltet sich die Vorbereitungsphase für Dich und Dein Team und wie viel Zeit wendet ihr auf, um sicherzustellen, dass alles perfekt abläuft?
Wir sind das Jahr über ein 10-köpfiges Kernteam, welches auf die 5 Festivaltage hin arbeitet. Alle in verschiedenen Pensen. In den 4-5 Monaten vor dem Festival wächst unser Organisationsteam auf knapp 20 Personen an. Vor Ort sind es bis zu 400 Personen, die für das Festival im Einsatz sind.
Das Festival kann aus meiner Sicht nur dank dem enormen Einsatz unserer Helfer & Staff perfekt funktionieren sowie dank des langjährigen und grosszügigen Supportes der lokalen Partner.
Kannst Du uns einige unvergessliche Momente aus Deiner Zeit beim Zermatt Unplugged teilen?
Unvergesslich bleibt sicher die Festival-Absage im 2020 nur vier Wochen vor dem Start sowie die Corona Pause im 2021. Das wird es so nie mehr geben.
Konzerttechnisch ein absolutes Highlight war das Unplugged Konzert von Samy Deluxe im The Alex im 2019.
2022 war um 01.30 Uhr morgens ein DJ nicht auffindbar, der hätte auflegen müssen. Er wurde tanzend in einer anderen Venue gesichtet und hat es dann, etwas verspätet zwar, doch noch zu seinem Set geschafft.
Wie erholst Du Dich jeweils von der strengen Festival-Zeit?
Ich fühle mich gleich nach dem Festival oft etwas melancholisch – die Zeit während dem Festival ist äusserst intensiv & sehr emotional und dann ist auf einmal von einem Tag auf den anderen der ganze Zauber wieder vorbei.
Am Festival selbst komme ich gar nicht recht dazu, Zermatt, Natur & Berge zu geniessen. Ich bleibe daher nach dem Festival jeweils noch mehrere Tage in Zermatt und gehe Skifahren oder Wandern.
Das Zermatt Unplugged findet dieses Jahr vom 9. bis 13. April statt. Gibt es Neuigkeiten bei der diesjährigen Umsetzung, von welchen Du uns berichten kannst?
Zermatt Unplugged nimmt sich seit jeher der Förderung und Entwicklung der Nachwuchs-Szene an und bietet jungen, vielversprechenden Talenten aus dem In- und Ausland eine Plattform. Zum dritten Mal findet während des Festivals die " Mountain Academy" statt, die genau dieses Ziel verfolgt. Junge Schweizer Künstler:innen nach Zermatt eingeladen, um zusammenzukommen. Bei Networking Events, Masterclasses, gemeinsamen Wanderungen und Konzertbesuchen können sich die Teilnehmenden austauschen und von der Zermatter Bergwelt inspirieren lassen. In Atelier Sessions entstehen in kürzester Zeit neue Songs, die dem Festival Publikum in Showcases präsentiert werden.
Zudem werden bei einem exklusiven Food Pop Up, in einem stillgelegten Schwimmbad eines Hotels, von Billy Wagner – Wirt von Nobelhart & Schmutzig, dem Berliner Sterne-Restaurant – ein saisonales, nobelhartes 7-Gang Menu serviert, begleitet von atmosphärischen Musik Live-Performances und anschliessender Party vom Musiklabel Bigamo aus Berlin.
Wir werden im Taste Village einen Bereich für Kinder & Familien sowie weitere interessierte Gäste schaffen. Kindern & Familien sollen so im gesamten Festivalumfeld mehr Erlebnisse & Angebote ermöglicht werden - dies fehlte bis anhin.
