5 Sicherheitstipps für dein Event‑Management

Sicherheit und Datenschutz werden auch im Event-Management immer wichtiger. Schon einfache Massnahmen helfen, Risiken gezielt zu vermeiden.
Hast du deinem Check-in-Team, inklusive externen Personen, schon mal ein Passwort weitergegeben und vergessen, es nach dem Event zu ändern? Genau solche Situationen können schnell heikel werden.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du für mehr Sicherheit sorgst und wie eyevip dabei unterstützen kann.

1. Wähle starke Passwörter

Ein sicheres Passwort ist die einfachste und gleichzeitig wirkungsvollste Schutzmassnahme für deine Daten. Schwache oder mehrfach verwendete Passwörter gehören zu den häufigsten Einfallstoren für Datenmissbrauch. Vermeide einfache Kombinationen wie «Event2024» oder «Willkommen123». Achte stattdessen auf folgende Kriterien:

• mindestens 12 Zeichen

• Gross- und Kleinbuchstaben

• Zahlen und Sonderzeichen

• unterschiedliche Passwörter für verschiedene Logins

Tipp: Nutze einen Passwortmanager. Damit kannst du sichere Passwörter generieren, speichern und verwalten.

2. Weise Zugriffsrechte gezielt zu

Nicht alle im Team brauchen Zugriff auf alle Daten. Überlege dir genau, wer welche Informationen sehen oder bearbeiten darf und weise Berechtigungen entsprechend zu. Das gilt besonders für grössere Teams oder wenn externe Partner eingebunden sind.

Tipp: Um unberechtigte Zugriffe von externen oder ehemaligen Mitarbeiter:innen zu vermeiden, empfiehlt es sich, Zugänge und Passwörter an einem zentralen Ort zu verwalten. Dies kann zum Beispiel durch eine Anbindung deines Verzeichnisdienstes (Single Sign On) erzielt werden.

3. Lösche oder ändere Passwörter nach dem Event

Bei temporären Zugängen, wie z. B. für externe Check-in Benutzer:innen, sollte der Zugriff nach dem Event umgehend gesperrt oder das Passwort geändert werden. So kann verhindert werden, dass nachträglich jemand unbefugt auf das System zugreift. Was du tun kannst:

• Check-in-User nach dem Event deaktivieren oder löschen

• verwendete Passwörter regelmässig ändern

• bei Unsicherheit: Zugriff sofort sperren

4. Erhebe Daten sparsam

Je weniger personenbezogene Daten gespeichert werden, desto geringer ist das Risiko bei einem unbefugten Zugriff oder Datenleck. Bei jedem Event sollte sorgfältig geprüft werden, welche Informationen wirklich notwendig sind. Achte besonders auf folgende Punkte:

• auf Angaben wie Telefonnummern verzichten, wenn keine Kontaktaufnahme vorgesehen ist

• Freitextfelder vermeiden, in denen sensible Informationen eingegeben werden könnten

• den Zugriff auf Gästedaten zeitlich begrenzen

Tipp: Eine automatisierte Löschung personenbezogener Daten nach einem definierten Zeitraum hilft, die Datenschutzvorgaben einzuhalten und Risiken ohne weiteren Aufwand zu minimieren.

5. Sensibilisiere dein Team

Alle im Team tragen zur Sicherheit bei. Damit Sicherheitsmassnahmen wirklich greifen, sollten klare Regeln festgelegt werden:

• Gästelisten und Passwörter nie unverschlüsselt per E-Mail versenden

• immer ausloggen, besonders auf gemeinsam genutzten Geräten

• sensible Daten nur über sichere Kanäle austauschen

Tipp: Wenn du Gästelisten verschicken musst, empfehlen wir SwissTransfer. Damit lassen sich Dateien verschlüsselt und sicher über einen Schweizer Anbieter versenden.

Datensicherheit bei eyevip

Bei eyevip stehen dir verschiedene Sicherheitspakete zur Verfügung, mit denen du den Schutz deiner Events und Gästedaten gezielt erhöhen kannst. 

• Single Sign On (SSO) / Anbindung deines Verzeichnisdienstes
  Erleichtert die zentrale Verwaltung von Passwörtern und Berechtigungen.

• Web Application Firewall (WAF)
  Schützt die Plattform vor Angriffen und unbefugten Zugriffen.

• Automatisierte Datenlöschung
  Sorgt dafür, dass alte Gästedaten oder Events nicht ungewollt liegen bleiben.

• Individuelles Backup
  Sichert Daten, damit sie im Notfall schnell wieder da sind.

• IP-Restriktion
  Erlaubt den Zugriff nur von Geräten mit einer festgelegten IP-Adresse – zum Beispiel aus dem Firmennetzwerk.

Fazit

Ein paar durchdachte Massnahmen können das Risiko von Datenpannen stark reduzieren. Besonders wichtig sind dabei: starke Passwörter, sauber gesetzte Zugriffsrechte und ein bewusster Umgang mit Zugängen.